Otwarcie mediacji

Otwarcie mediacji, czyli jak dobrze zacząć proces mediacji.

Na otwarcie mediacji składa się kilka etapów. W zależności od osoby mediatora mogą one następować w różnej kolejności i różnić się treścią. Na tą treść wpływać też będzie to do kogo jest kierowana ta informacja. Część osób będzie wymagała dokładnego wyjaśnienia co i dlaczego będzie się działo w toku mediacji, zaś dla innych będzie to jedynie zajmująca niepotrzebnie czas czynność. Dlatego też tak ważne jest rozumienie tego mechanizmu i perfekcyjna znajomość zasad mediacji, przepisów prawa dotyczących mediacji, oraz ugody.

Na otwarcie mediacji składają się najogólniej ujmując następujące elementy:

1. Wzajemna identyfikacja stron, pełnomocników i mediatora, czyli przedstawienie się.
2. Identyfikacja sprawy, której dotyczy mediacja.
3. Informacja mediatora o mediacji, jej zasadach, procedurze, kosztach i prawach stron.
4. Podpisanie umowy o przeprowadzenie mediacji.
5. Wprowadzenie przez strony mediatora w sprawę.

Bez wątpienia do pierwszych czynności mediatora w mediacji będzie identyfikacja stron, pełnomocników i samej sprawy. Aby przejść do czynności, w których ujawnią się jakiekolwiek dane, lub informacje wszyscy uczestnicy postępowania mediacyjnego muszą mieć pewność, że przy stole mediacyjnym siedzą osoby prawidłowo umocowane do uczestnictwa w mediacji, oraz informację w jakiej sprawie występują (strony często mogą mieć wiele postępowań w Sądzie i w postępowaniu mediacyjnym). Nie jest wystarczające sprawdzenie tożsamości osób – w przypadku pełnomocników konieczne jest sprawdzenie ich pełnomocnictw i ich zakres, jeśli występują sami, bez klienta. Dopiero po upewnieniu się co do tych faktów możemy przystąpić do dalszych czynności.

Kolejnym etapem czynności wstępnych jest informacja mediatora o mediacji, jej zasadach, procedurze, kosztach i prawach stron. Jest uznawana powszechnie jako jeden ze standardów prowadzenia mediacji - tzw. „monolog mediatora” zwany też „wstępniakiem”. Stanowi on nieodzowny element skutecznej, prowadzonej „zgodnie ze sztuką” mediacji.

Są dwie podstawowe formy przekazywania tych informacji: jednolita i przedzielona. Jednolita obejmuje wszystkie dane dotyczące mediacji w jednej wypowiedzi – koszty, podstawy prawne, konsekwencje podpisania ugody, szczegóły umowy o przeprowadzenie mediacji, zasady mediacji, prawa i obowiązki stron, zasady pracy na posiedzeniach mediacyjnych. Jest ona ogłaszana stronom jeszcze przed podpisaniem umowy o mediację. Druga forma to informacja przedzielona, która skupia te informacje w dwóch grupach. Najpierw mediator poucza strony w zakresie kwestii prawnych związanych z umową o przeprowadzenie mediacji, kosztami mediacji, konsekwencjami zawarcia ugody, informacją o możliwości dochodzenia kosztów w wypadku nie zawarcia ugody oraz odbiera zgodę na przeprowadzenie mediacji. Następnie strony podpisują umowę o przeprowadzenie mediacji i następuje druga część informacyjna zawierająca zasady mediacji, zasady pracy na posiedzeniach i wprowadzająca w formułę pracy. Osobiście wolę używać informacji przedzielonej, lecz wszystko zależy od okoliczności w jakich prowadzę mediacje, stron uczestniczących i poziomu ich świadomości prawnej.

Większość szkół mediacji namawia mediatorów na napisanie gotowego, kompletnego monologu i wygłaszanie go stronom. Są też próby wręczania informacji zawartych w monologu jako pouczenia na piśmie wręczanego przed mediacją.

O ile pomysł na przygotowanie sobie szkicu takich informacji do przekazania jest ze wszech miar godny pochwały to bezmyślne powtarzanie go z pamięci lub wręczanie na piśmie, już niekoniecznie. Informacje dopasowane do stron, przekazane odpowiednim językiem, z upewnieniem się o ich zrozumieniu są absolutną bazą do otwarcia mediacji i do jej sukcesu. Ta faza jest niezmiernie ważna dla stron, a jeszcze ważniejsza dla mediatora. Podczas tej fazy uważny mediator może po pierwsze poczynić szereg bardzo ważnych obserwacji. Informacje jakie uzyskuje są bezcenne. Dotyczą nastawienia stron do ugodowego rozwiązania sporu, relacji stron, poziomu emocji jakie im towarzyszą, ich wiedzy prawnej oraz znajomości przedmiotu sporu. Te obserwacje mogą pomóc zdecydować o sposobie prowadzenia mediacji i stosowanych technikach pracy. Po drugie na tym etapie mediator może zbudować swoją pozycję jako profesjonalisty mającego szeroką wiedzę i umiejętności. To się też przekłada na zaufanie stron do mediatora. Krótka czynność jaką jest wyjaśnienie zasad mediacji, procedury postępowania i prośba o ich akceptację buduje dobrą pozycję mediatora.

Dla prawidłowego i skutecznego przeprowadzenia części informacyjnej mediator musi posiadać kompletną i profesjonalną wiedzę w zakresie informacji jakie przekazuje. Oczywiście przygotowany wcześniej projekt informacji w postaci tzw. monologu mediatora pomoże w pokonaniu stresu i da bazę pod całość tej czynności, ale nie zastąpi gruntownej wiedzy. Mediator udzielając informacji musi kontrolować, czy odbiorca rozumie przekazywane treści i wyjaśniać niezrozumiałe elementy. Wyjaśniać czym jest poufność mediacji i kogo, oraz w jakim zakresie obowiązuje, czym jest tak realnie dobrowolność mediacji itd. Strony, które dostaną pełną i jasną dla nich informację, przełamują pierwsze bariery w mediacji – brak wiedzy i zaufania do mediatora. Takie podejście do czynności wstępnych powoduje również odformalizowanie mediacji. Strony mają mniejsze poczucie oficjalności tych czynności co sprzyja stonowaniu emocji i otwarciu.

Spotkałem się również z formułą przesyłania drogą mailową kompletu informacji dotyczących mediacji. O ile taka formuła nie zastępuje osobistego wyjaśnienia całości czynności to jest ona do przyjęcia. Szczególnie przy przekazywaniu informacji w modelu przedzielonym. Strona może dostać drogą mailową projekt umowy o przeprowadzenie mediacji, cennik i informacje z tym związane. Ma czas się z tymi danymi zapoznać, przygotować ewentualne pytania. Nie może to jednak zastąpić faktycznego ustnego udzielenia informacji.

Po tym etapie lub pomiędzy jego częściami winno nastąpić podpisanie ze stronami umowy o przeprowadzenie mediacji (błędem jest nazywanie jej umową o mediację, ale o tym będzie w osobnym wpisie). Umowa powinna być skonstruowana zrozumiałym językiem, bez zapisów pozostawiających możliwości nadinterpretacji i niejasności. Warto mieć w pamięci, że dla stron jest to prawdopodobnie pierwszy od dawna dokument, na którego treść się zgodzili i który zgodnie podpisali. Pierwszy sukces mediacji!

Ostatnim etapem otwarcia mediacji jest dla mnie wprowadzenie mediatora przez strony w spór. Ostatnim otwarcie i jednocześnie pierwszy, faktycznej pracy ze stronami. Tu warto inicjatywę oddać stronom ograniczając się do jednego zdania „proszę mi o tym powiedzieć więcej”.

Podsumowując. Otwarcie mediacji jest jej bardzo istotnym elementem. Od prawidłowego rozpoczęcia procedury zależy wiele – zachowanie się stron, zaufanie do mediatora, chęć współpracy, otwartość i przede wszystkim nastawienie na znalezienie najlepszego rozwiązania. Warto dopracować ten element całej procedury i dochować szczególnej staranności w tym zakresie. Ułatwi to pracę ze stronami i może realnie wpłynąć na wynik mediacji.